Kromě známého použití pro e-mailovou komunikaci a správu kalendáře má Microsoft Outlook další funkce, které mohou pomoci s produktivitou. Příkladem je použití aplikace Microsoft Outlook k odesílání opakujících se e-mailů. Většina lidí zná používání Microsoft Outlooku k nastavení opakujících se schůzek; nevědí však, že může pomoci i s opakujícími se e-maily.
Opakující se e-maily jsou zvláště užitečné, když máte opakované úkoly, které je třeba provést v určitou dobu. Pokud například potřebujete svému týmu na konci každého týdne poslat upomínku, aby fakturoval svým klientům. Namísto ručního odesílání e-mailu každý měsíc můžete nastavit, aby se e-mail odesílal automaticky v určitou dobu. Tento článek popisuje, jak můžete odesílat opakované e-maily v aplikaci Microsoft Outlook, včetně nástrojů potřebných k tomu.
Jak získat přístup k Power Automate z Outlooku pro Web
Účelem nastavení opakujícího se e-mailu je zajistit automatické odesílání e-mailu během požadované doby. Chcete-li to však nastavit v aplikaci Microsoft Outlook, budete potřebovat nástroj Microsoft Power Automate. Microsoft Power Automate je užitečný nástroj pro automatizaci opakujících se úloh. Nástroj Power Automate je dostupný v Outlooku pro web. Přístup k němu:
Krok 1: V preferovaném prohlížeči se přihlaste do Outlooku.
Přihlaste se do aplikace Outlook
Krok 2: V levé horní části aplikace klikněte na ikonu mřížky. Otevře se seznam aplikací, které jsou pro vás dostupné prostřednictvím Microsoft 365.
Krok 3: Klepněte na Power Automate. Pokud Power Automate není v úvodním seznamu aplikací zobrazen, klikněte na Prozkoumat všechny vaše aplikace a poté na Power Automate. Tím byste se měli dostat na domovskou stránku Power Automate.
Jak vytvořit tok (opakovaný e-mail v Power Automate)
V Power Automate se automatizace označují jako toky. Zde je návod, jak vytvořit postup pro naplánování opakujícího se e-mailu:
Krok 1: Na levé straně stránky Microsoft Power Automate klikněte na tlačítko Vytvořit.
Krok 2: Na stránce Vytvořit uvidíte různé způsoby, jak vytvořit tok, včetně:
- Automatizovaný tok cloudu: spouštěný určenou událostí.
- Okamžitý cloud flow: spouští se ručně podle potřeby.
- Plánovaný tok cloudu: můžete si vybrat, kdy a jak často to běží.
- Popište jej, abyste jej navrhli: popište tok, který chcete, a umělá inteligence ho pro vás vytvoří. Toto je dostupné pouze pro platící uživatele.
- Desktop flow: automatizujte procesy na vašem desktopovém prostředí.
- Process mining: vyhodnocujte a optimalizujte své stávající procesy a úkoly.
Vyberte Plánovaný cloudový tok, protože budete určovat načasování a frekvenci odesílání e-mailů.
Krok 3: Zadejte název toku na kartě „Vytvoření plánovaného cloudového toku“ nebo nechte AI, aby vám jej vygenerovala (pokud máte placený účet).
Krok 4: V poli Spustit tento tok vyberte datum zahájení a přiřazený čas toku.
Krok 5: V poli Opakovat každé vyberte opakování pro váš tok.
Krok 6: Kliknutím na Vytvořit uložíte nový postup.
Krok 7: Klikněte na ikonu Opakování na obrazovce.
Krok 8: Nakonfigurujte další parametry pro svůj tok. Například časové pásmo, minuty atd.
Krok 9: Zavřete stránku výběrem šipky zpět.
Jak naplánovat tok jako e-mail v aplikaci Microsoft Outlook
Nyní, když máte svůj postup, je posledním krokem jeho začlenění do aplikace Microsoft Outlook. Zde je návod.
Krok 1: Klepnutím na ikonu + přidejte akci.
Krok 2: Do vyhledávacího pole zadejte dotaz pro Microsoft Outlook, abyste snížili rozsah zobrazených aplikací.
Krok 3: Vyberte Office 365 Outlook, pokud máte placený účet 365, nebo Outlook.com, pokud používáte bezplatný účet.
Krok 4: Klikněte na Odeslat e-mail (V2).
Krok 5: Zadejte e-mailové adresy, na které chcete e-mail odeslat, a také předmět a tělo e-mailu.
Krok 6: Kliknutím na Zobrazit pokročilé možnosti zahrnete kopii, skrytou kopii a přílohy a přiřadíte svému e-mailu důležitost.
Krok 7: Klikněte na Uložit pro uložení změn.
Jak otestovat opakující se e-mail
Chcete-li zajistit, aby váš naplánovaný e-mail fungoval v aplikaci Outlook tak, jak má, můžete po jeho nastavení spustit test. Zde je návod.
Krok 1: Kliknutím na Test v pravém horním rohu stránky otestujte svůj nový tok a odešlete opakovaný e-mail v aplikaci Outlook.
Krok 2: Klikněte na Testovat tok ručně.
Krok 3: Klikněte na Uložit a otestovat.
Krok 4: Klikněte na Spustit tok. Měli byste obdržet zprávu, že váš tok proběhl úspěšně.
Další použití pro Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate lze používat s dalšími aplikacemi Microsoft 365. Můžete například použít Power Automate, abyste měli přehled o svých zmínkách na X (dříve známém jako Twitter). Můžete jej také použít k odesílání opakujících se zpráv Teams. Dejte nám vědět své preferované případy použití pro Microsoft Power Automate v komentářích níže.
Podpořte naši práci ❤️
Pokud se vám tento článek líbil, zvažte zaslání spropitného, abychom mohli i nadále vydávat kvalitní obsah.
