SharePoint vs. OneDrive: Kam byste měli ukládat své soubory?

SharePoint i OneDrive jsou online aplikace cloudového úložiště, ke kterým máte přístup ze stejného účtu Microsoft 365. Protože se tyto dvě služby interně synchronizují, může to uživatele zmást, takže nevědí, kterou by měli použít k ukládání svých souborů. Abychom vám pomohli při rozhodování, porovnáváme SharePoint a OneDrive na základě výhod úložiště a přístupu.

Spropitné: chybí ve Windows vaše ikona OneDrive? Přečtěte si, jak jej snadno obnovit.

SharePoint vs. OneDrive: Klíčové rozdíly

Největší rozdíl mezi SharePointem a OneDrive je v tom, že první je systém pro správu dokumentů pro celý tým, zatímco druhý je cloudové úložiště pro jednoho uživatele s jedním uživatelským ID.

Oba se vzhledově dost liší. OneDrive má vzhled a dojem typické služby cloudového úložiště. Jeho známé rozhraní je navrženo tak, aby vyhledávalo dokumenty, otevíralo je online a procházelo soubory a složkami.

Na rozdíl od toho má SharePoint vzhled šablony firemního webu, známého také jako „web SharePoint“. Jakýkoli uložený soubor nebo složka je přístupná pouze prostřednictvím intranetu, extranetu nebo zákaznického portálu, který je nutné předem vytvořit. Je zřejmé, že se jedná o velmi unikátní a odlišný přístup k ukládání dokumentů.

Dalším významným rozdílem je, že SharePoint Online nefunguje s běžným účtem OneDrive a není k dispozici s předplatným Microsoft 365 zdarma, Basic, Personal nebo Family. Chcete-li používat SharePoint, musíte být vždy na a Microsoft 365 Business plán: Základní, Standardní nebo Premium. To je důležité mít na paměti při rozhodování mezi těmito dvěma, kromě bodů níže.

1. Spolupráce

Funkce spolupráce OneDrive jsou ve srovnání se SharePointem spíše omezené. Jiní uživatelé například nemohou současně upravovat dokument OneDrive nebo se stát spoluautory, protože účet OneDrive je uveden pouze pod jedním ID uživatele.

OneDrive podporuje ruční úpravy ostatními uživateli, když povolíte funkci Sdílení a určíte, že kdokoli s odkazem může upravovat předmět. Úprava je při nahrání do účtu OneDrive považována za samostatný soubor.

V závislosti na svých úrovních přístupu na stránce webu se uživatelé SharePointu mohou stát spoluautory a vzdáleně upravovat své dokumenty, aby přímo ovlivnili jakékoli změny na hlavním webu (bez dohledu správce). Představte si zaměstnance, který vyplňuje hodnocení, nebo zákazníka, který posílá zpětnou vazbu, která se automaticky aktualizuje na webové stránce.

SharePoint má navíc a Verzování funkce, která ukládá automatické verze souborů různých dokumentů, aby bylo možné sledovat jejich historické záznamy. S OneDrive musíte každou verzi souboru ukládat opakovaně.

2. Rozdíly v pracovním postupu

Pracovní postup SharePointu je složitější než OneDrive. Nejprve musíte vytvořit web SharePoint ve formě subdomény SharePoint nebo vlastní domény. Poté musí správce webu pozvat účastníky na jejich web SharePoint e-mailem. To znamená, že musí být „zapsáni“ na web.

OneDrive nemá žádné takové požadavky na používání. Chcete-li sdílet dokumenty, nemusíte ke svému účtu OneDrive registrovat další členy týmu. Mají přístup k čemukoli, co sdílíte, pokud mají vlastní účty Microsoft.

Pokud jste správcem webu SharePoint, největší výzvou pro vás bude definovat oprávnění pro každého uživatele webu. Pokud jsou například pouze hosty nebo návštěvníky webu, můžete je omezit na stav „pouze pro čtení“. Ostatní uživatelé mohou mít omezenější přístup k úpravám v závislosti na jejich rolích v organizaci.

Protože je účet OneDrive svázán pouze s jedním ID uživatele, postrádá složitou hierarchii pravidel SharePointu.

3. Skladovací limity

SharePoint i OneDrive jsou součástí plánů Microsoft 365 Business, ale SharePoint nabízí mnohem vyšší limity úložiště. Největší dostupné množství úložiště s OneDrive je 1024 GB (1 TB) s Microsoft 365 Personal, Family nebo s jakýmkoliv obchodním plánem.

Všechny plány SharePointu nabízejí více úložného prostoru než OneDrive. Pokud zaškrtnete Aktivní stránky pod Centrum pro správu SharePointu, najdete minimálně 1,24 TB (1240 GB) úložného prostoru pro jeden web. Maximální úložiště pro všechny vaše weby, známé jako „sbírka webů“, může být až 25 TB.

Poznámka: můžete snadno synchronizovat OneDrive s účtem SharePoint a využít tak výhody dalšího úložiště. Pomocí jeho Synchronizovat je jedním z nejjednodušších způsobů, jak přidat SharePoint do Průzkumníka souborů Windows.

4. Velikost souboru a limity nahrávání souborů

Pokud vaše společnost potřebuje ukládat a sdílet velké soubory, SharePoint i OneDrive umožňují limity pro nahrávání jednotlivých souborů až do 250 GB. Oba umožňují 20GB limity pro nahrávání a stahování pro zazipované soubory a mohou synchronizovat soubor až do velikosti 250 GB.

Zatímco limity nahrávání souborů jsou stejné, SharePoint nabízí větší možnosti, pokud jde o limity velikosti souborů. Podporuje seznamy 30 milionů souborů a složek ve srovnání s pouze 50 000 položkami na OneDrive. OneDrive vám umožňuje zkopírovat a vložit 2500 položek současně oproti 300 000 pro SharePoint. A konečně, OneDrive má limit synchronizace 300 000 položek. Se SharePointem se s žádnými podobnými omezeními nesetkáte.

Spropitné: Pokud dáváte přednost snadnému použití a pohodlí OneDrive, měli byste zvážit, jak se naučit řešit problémy se synchronizací OneDrive.

5. Snadné použití

Aplikace SharePoint i OneDrive najdete na řídicím panelu aplikací Microsoft 365 pod Aplikace nebo Moje aplikace. Výběrem některého z nich se dostanete na novou kartu ve webovém prohlížeči ve Windows, Linuxu nebo Macu.

Na rozdíl od OneDrive není SharePoint k dispozici s žádným balíčkem aplikací pro iOS nebo Android.

OneDrive i SharePoint umožňují sdílet spoustu souborů pomocí e-mailu. Můžete je také sdílet v aplikaci Outlook podle jejích vlastních pravidel a vytvořit odkaz ke sdílení. Chcete-li stáhnout soubory SharePoint, váš příjemce musí mít webovou e-mailovou adresu, jinak nebude dostávat oznámení.

Přestože OneDrive umožňuje přijímat dokumenty prostřednictvím e-mailu, podporuje několik dalších metod. Můžete si například stáhnout OneDrive z obchodu Microsoft Store nebo Mac App Store. Podporuje také integraci Linuxu.

6. Licenční náklady

V průměru jsou licenční náklady pro OneDrive levnější a nabízejí větší flexibilitu cen. Počáteční 5GB účet OneDrive je zcela zdarma a můžete upgradovat na 50GB plán za pouhých 9,99 $ ročně.

Chcete-li používat SharePoint na základní úrovni, musíte mít alespoň plán Microsoft 365 Business Basic, který stojí 6 $ měsíčně. Všechna předplatná SharePoint podporují 1 TB plochého úložiště na web s maximálním limitem 25 TB.

Kromě toho, že jsou levnější, lze soubory OneDrive také snáze zpracovávat na zařízeních jiných výrobců než Microsoft. Dokumenty a složky OneDrive můžete sdílet pomocí aplikací WhatsApp, Telegram, Signal, Wire a dalších chatovacích aplikací.

SharePoint vs. OneDrive vs. Týmy: Kam byste měli ukládat své soubory

Pokud jde o OneDrive vs. SharePoint, oba mají své výhody, jak je uvedeno výše. Další aplikace Microsoft 365, Microsoft Teams (pracovní účet), má 1 TB úložiště limitů/organizace. Vzhledem k těmto třem možnostem, kterou byste měli použít k ukládání souborů?

Nejprve si připomeňme, že účet Teams Work používá jako úložný prostor SharePoint. Ve skutečnosti, Soubor karta v kanálu Teams odkazuje přímo na složku SharePointu. Když ukládáte soubor do Teams, skutečně spotřebováváte limity úložiště SharePointu.

OneDrive může také pomoci uložit jakékoli soubory používané v Teams. Na počítači se systémem Windows otevřete aplikaci Teams a přejděte na Synchronizovat a kliknutím na ni migrujte všechny dokumenty Teams na OneDrive. SharePoint má pokročilejší funkce, které nabízejí hlubší úroveň integrace s Teams. Pokud máte například microsite SharePoint pro skupinu uživatelů Microsoft 365, přidání nových členů týmu je automaticky zaregistruje na váš microsite.

Nakonec výběr mezi OneDrive a SharePoint pro ukládání souborů závisí na vašich požadavcích. Pokud potřebujete pouze cloudovou schránku pro ukládání souborů, OneDrive je lepší volbou, hlavně proto, že stojí méně. Pokud však vaše soubory a složky vyžadují jakoukoli úroveň spolupráce, je smysluplnější je přesunout z OneDrive na SharePoint.

Kredit obrázku: Unsplash. Všechny snímky obrazovky od Sayak Boral.