Implementace elektronických podpisů do vaší aplikace: Úvodní příručka

Digitální věk, ve kterém žijeme, nevznikl jen tak. Tento digitální každodenní život byl vytvořen pod tlakem mnoha nových povinností a požadavků a myšlenka je pouze jedna – zjednodušit a zrychlit každý z procesů, aby byly věci dostupnější. Velkou část služeb a závazků je proto možné vyřídit online. Díky tomu můžete získat možnost obdržet všechny certifikáty a dokumenty vysoké důležitosti generované elektronicky, tedy s elektronickým podpisem.

Revoluce práce bez tisku nejen chrání životní prostředí, ale také vše usnadňuje zákazníkům i firmám. Již není potřeba nadměrných kontaktů, vytváření davů zákazníků nebo prostojů z důvodu pádu systému, poruchy tiskárny apod. Dnes může každý podnik integrovat elektronické podpisy do svého pracovního systému a vystavovat všechny důležité dokumenty elektronicky. Jste připraveni integrovat elektronické podepisování do svého podnikání? Potřebujete návod pro začátečníky? Jste na správném místě, můžeme začít!

Co potřebujete vědět o elektronickém podpisu

Než se dostaneme k věcem, které potřebujete vědět, pojďme si nejprve projít základy. Elektronické podpisy jsou digitálním překladem podpisu, který lze použít pro digitální dokumenty k ověření dokumentu jako oficiálního a schváleného. Má stejnou důležitost jako vytištění dokumentu a jeho podepsání, čímž je celý postup legální. Elektronické podpisy jsou samozřejmě legislativně upraveny a povoleny. Existuje několik typů podpisů, které je třeba znát:

Jednoduché elektronické podpisy – jedná se o základní typ podpisu, který můžete nejčastěji vidět jako napsané jméno a příjmení, tedy nahraný jako obrázek. Obrázek má samozřejmě určité ochranné prvky, díky kterým je samotný podpis ověřený a platný.

Pokročilé elektronické podpisy – tyto podpisy jsou umístěny výhradně prostřednictvím předchozího bezpečnostního postupu. Každý, kdo se podepíše před vygenerováním podpisu, musí projít procesem ověření a obdržet jednorázové heslo OTP prostřednictvím SMS nebo e-mailu, které zadá před vygenerováním podpisu.

Digitální podpis – jedná se o zabezpečenou možnost, která využívá systém zabezpečení na pozadí, jehož prostřednictvím je pro podepisujícího generován digitální certifikát. Pomocí tohoto bezpečnostního certifikátu se ověřuje identita podepsané osoby, ale zároveň dává platnost, oficiálnost a potvrzení, že dokument je schválený a oficiální, takže jej lze použít.

Výhody, které může využívat každý podnik z elektronického podpisu

V rámci každodenního podnikání podniky generují obrovské množství dokumentů, které tisknou a každý úředník podepisuje, zda souhlasí s jejich obsahem a účelem vydání. Pro urychlení procesu a jeho plynulejší průběh je dobré začlenit elektronické podpisy, které přinášejí následující výhody:

Úspora času a zrychlení procesů – Již nemusíte čekat na vytištění dokumentu, jeho podpis vámi nebo kolegou a následné odeslání. Existují elektronické podpisy, které mají několik forem, z nichž jedna je eSignature API. Ušetřete čas a začněte plnit své závazky vůči klientům o něco rychleji a zvyšte tak efektivitu a odvedenou práci v rekordním čase.

Zvyšte spokojenost zákazníků – Pokud zákazníkům ušetříte čas, překvapí je to a zároveň získáte větší důvěru, větší respekt. Získáte věrné zákazníky, kteří ocení vaši ohleduplnost k jejich času a jejich nasazení pro zabezpečení vašeho elektronicky vystaveného dokumentu elektronickým podpisem.

Snížení nákladů a větší úspory – Zastavením procesu přípravy a tisku snížíte náklady na papír, náklady na toner tiskárny, údržbu tiskárny a náklady na elektřinu spotřebovanou tiskárnami. Na druhou stranu budete efektivní a budete schopni reagovat na každý dokument, který klienti a kolegové vyžádají, pomocí e-podpisu.

Zvýšená bezpečnost a snížené riziko padělání dokumentů – Dnes je velmi snadné zkopírovat něčí podpis, který je umístěn na papír, a e-podpisy něco takového neumožňují, protože jsou ověřené. Automaticky, používáním elektronických podpisů na úředních dokumentech přinášíte svému podnikání bezpečnost a snižujete riziko padělání dokumentů, protože elektronické podpisy to neumožňují.

Můžete si zjednodušit proces práce globálně – Pokud vaše firma působí mezinárodně, budete výrazně rychlejší při vydávání a odesílání dokumentů, pokud začleníte elektronické podpisy. Již nemusíte procházet složitými procesy, nyní stačí dokument pouze digitálně vytvořit, přiložit k již napsanému emailu a odeslat.

Proces získávání, implementace a testování poskytovatele

Než se pustíte do této změny, je nejdůležitější najít poskytovatele elektronického podpisu, který pro vás bude bezpečný. Poskytovatelé potřebují mít licenci na práci s elektronickými podpisy, portfolio úspěšných klientů a firem, které za nimi stojí, a dostatečně bezpečný systém schvalování a certifikací. Pokud jste takového poskytovatele našli, stačí si projít následující:

Integrace se systémem API – Prvním krokem po výběru poskytovatele je spárování a integrace systému API vašeho poskytovatele. Je důležité vytvořit zabezpečené spojení, abyste důkladně dokončili proces mezi aplikací, kterou používáte, a platformou pro elektronickou registraci dokumentů. Pokud to dokončíte rychle a jednoduše, následuje další fáze.

Příprava a testování elektronického podpisu – Další krok vyžaduje, abyste vy a poskytovatel připravili aplikaci tak, aby bylo možné podepsat každý důležitý dokument. Je to proces, který by měl provést profesionál ze strany poskytovatele, aby připravil půdu pro podepisování dokumentů. Když se tato část vyřeší, nastane testovací fáze, která může nějakou dobu trvat, než se zjistí, že je vše v pořádku a dokumenty lze podepisovat elektronicky.

Sledování procesu – Po povolení vaší aplikace podepisovat dokumenty pomocí e-podpisu od poskytovatele následuje fáze monitorování procesu. To určí, zda je vše v pořádku, zda je potřeba nějaké vylepšení, nebo zda je vaše firma stále plně připravena podepisovat dokumenty e-podpisem.

Je to skvělá příležitost, která může přinést pokrok a rychlou práci mnoha podnikům, včetně té vaší. Využijte příležitosti nové éry, zvyšte bezpečnost, snižte náklady a začněte podepisovat elektronicky s pomocí důvěryhodného poskytovatele elektronického podpisu. Přineste své společnosti digitální revoluci, která jí umožní být dostupnější a blíže spokojeným zákazníkům.