Potřebujete vytvořit hromadnou nebo hromadnou e-mailovou zprávu? V aplikaci Microsoft Word můžete nastavit hromadnou korespondenci, která automaticky vloží vaše příjemce a jejich podrobnosti.
Máte dva způsoby, jak vytvořit hromadnou korespondenci v aplikaci Microsoft Word. Můžete použít Průvodce hromadnou korespondencí, což je skvělé, pokud jste jej ještě nikdy nenastavovali, nebo kartu Poštovní korespondence, která může trvat trochu déle, ale umožňuje další možnosti.
Použijte Průvodce hromadnou korespondencí v aplikaci Word
Jak již bylo zmíněno, Průvodce hromadnou korespondencí je dobrý způsob, jak postupovat, pokud tento proces neznáte, protože vás nástroj provede každým krokem. Je důležité si uvědomit, že tato možnost není dostupná ve Wordu na Macu. V systému MacOS však můžete použít kartu Mailings popsanou níže.
Krok 1: Otevřete Word a přejděte na poštovní zásilky tab.
Krok 2: Vyberte Spusťte hromadnou korespondenci menu a výběr Průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem.
Moyens I/O
Krok 3: Když se zobrazí panel Hromadná korespondence, vyberte typ dokumentu nahoře. Pravděpodobně si vyberete Dopisy nebo E-mailové zprávy ale uvidíte, že můžete vytvářet obálky, štítky nebo adresář.
Klikněte Další na dně.
Moyens I/O
Krok 4: Vyberte, zda chcete použít aktuální dokument, šablonu nebo existující dokument. Poté postupujte podle pokynů pro vybranou možnost. Pro náš příklad použijeme aktuální dokument.
Klikněte Další.
Moyens I/O
Krok 5: Vyberte příjemce z následujících možností:
- Použijte existující seznam: Vybrat Prohlížet níže k nalezení souboru. Pokud jste použili předchozí seznam, uvidíte Vyberte jiný seznam a Upravit seznam příjemců.
- Vyberte z kontaktů aplikace Outlook: Vybrat Vyberte složku kontaktů pod pro otevření kontaktu.
- Zadejte nový seznam: Vybrat Vytvořit níže pro zadání příjemců.
Klikněte Další.
Moyens I/O
Krok 6: Pokud jste tak ještě neučinili, napište zprávu.
Pomocí bloků na postranním panelu je přidejte do svého dopisu nebo e-mailu. Umístěte kurzor tam, kde chcete pole, a poté jej vyberte.
Moyens I/O
Krok 7: Při výběru každého pole se zobrazí vyskakovací zpráva s možnostmi formátování.
Moyens I/O
Krok 8: Jakmile přidáte pole, zobrazí se v dokumentu v lomených závorkách.
Klikněte Další.
Moyens I/O
Krok 9: Nyní můžete zobrazit náhled každé zprávy. Pomocí šipek v horní části postranního panelu procházejte každou z nich. Můžete také použít Vyloučit tohoto příjemce v případě potřeby tlačítko.
Klikněte Další.
Moyens I/O
Krok 10: Tím je Průvodce hromadnou korespondencí dokončen. V závislosti na tom, zda jste v prvním kroku zvolili Dopisy nebo E-mailové zprávy, pak máte možnosti vytisknout nebo upravit jednotlivé dopisy nebo zprávy odeslat e-mailem.
Moyens I/O
Použijte kartu Pošta ve Wordu
Dalším způsobem, jak vytvořit hromadnou korespondenci ve Wordu, je použití nástrojů na kartě Korespondence. Pomocí této metody vyberete příjemce a přidáte pole do svého dopisu nebo e-mailu jako v průvodci. Ale máte několik dalších možností pro nastavení pravidel, párování polí a kontrolu chyb.
Krok 1: Otevřete Word a přidejte obsah zprávy.
Krok 2: Přejít na poštovní zásilky otevřete kartu Spusťte hromadnou korespondenci menu a vyberte si Dopisy nebo E-mailové zprávy. Všimněte si, že zde můžete také vybrat obálky, štítky nebo adresář.
Moyens I/O
Krok 3: Otevřete Vyberte Příjemci menu a vyberte si z následujících:
- Zadejte Nový seznam: Otevře se a Nový seznam adres zadejte příjemce.
- Použijte existující seznam: Otevře se a Prohlížet okno k nalezení souboru.
- Vyberte z kontaktů aplikace Outlook: Otevře se a Kontakt seznam.
Po výběru příjemců můžete použít Upravit seznam příjemců v případě potřeby provést změny.
Moyens I/O
Krok 4: Poté vložíte pole, která chcete použít k načtení podrobností o příjemci. Můžete použít standard Blok adresy a Pozdrav Line tlačítka pro výběr formátů a vložení těchto polí.
Moyens I/O
Krok 5: Můžete také použít Vložit slučovací pole Pokud chcete, přidejte další podrobnosti. To vám umožní vložit informace, jako je země, region, domácí telefon nebo pracovní telefon. Spolu se základními poli přečte Word soubor příjemce, který používáte, aby zobrazil další pole, která si můžete vybrat.
Pokud máte například ve svém souboru pole „Produkt“, které obsahuje položku, kterou zákazník koupil, měli byste vidět Produkt jako dostupnou možnost v nabídce Vložit slučovací pole.
Moyens I/O
Krok 6: Pokud byste chtěli nastavit Pravidlamůžete toto tlačítko vybrat jako další. To vám dává způsob, jak zvládnout tyto jednorázové situace při vytváření sloučení.
Například můžete přeskočit příjemce, pokud v jeho záznamu chybí pole.
Moyens I/O
Krok 7: Možná váš seznam příjemců dokonale neodpovídá polím hromadné korespondence. Můžete použít Shoda polí možnost to opravit. Zobrazí se seznam polí s rozevíracími poli napravo, kde si můžete vybrat, co chcete použít.
Pokud například vkládáte Přezdívku a příjemce ji ve svém záznamu nemá, můžete použít Křestní jméno.
Moyens I/O
Krok 8: Další skvělou funkcí na záložce Mailings je možnost Zkontrolujte chyby. Vyberte toto tlačítko a uvidíte tři možnosti.
Můžete simulovat sloučení a získat výsledky v novém dokumentu, dokončit sloučení a pozastavit, když jsou nalezeny chyby, nebo dokončit sloučení bez pozastavení a hlásit chyby v novém dokumentu.
Moyens I/O
Krok 9: Kdykoli si můžete zobrazit náhled pošty stejně jako u průvodce. Vybrat Náhled výsledků a poté použijte šipky vpravo pro pohyb v každém záznamu.
Je důležité si uvědomit, že v náhledu nelze měnit jednotlivá písmena; to však můžete provést v dalším kroku výběrem Upravit jednotlivé dokumenty.
Moyens I/O
Krok 10: Až skončíte, otevřete Dokončit a sloučit menu. V závislosti na typu dokumentu, který používáte, uvidíte možnosti pro úpravu jednotlivých dokumentů, tisk zpráv nebo odesílání e-mailů.
Moyens I/O
Nejčastější dotazy
Jak provést hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu pro dopisy?
Protože můžete použít existující seznam s oběma nástroji hromadné korespondence ve Wordu, můžete jednoduše vybrat soubor Excel. Vytvořte svůj excelový list se všemi podrobnostmi pro příjemce a uložte jej. Zahajte proces hromadné korespondence ve Wordu, zvolte použití existujícího seznamu pro příjemce a poté vyhledejte a vyberte soubor Excel.
Jak naformátuji pole hromadné korespondence?
Pole můžete formátovat, když je přidáte do dokumentu hromadné korespondence. Po jejich přidání však můžete také změnit formát. Klikněte pravým tlačítkem na pole, které chcete přeformátovat, a vyberte Upravit [Field name]. Poté se zobrazí vyskakovací okno s možnostmi formátování.
Jak přizpůsobím hromadnou korespondenci?
Záměrem hromadné korespondence je personalizovat komunikaci pomocí polí, která jsou proměnnými, které vtahují podrobnosti o příjemci. Můžete nastavit pole pro věci, jako je pozice, manažer, roky zaměstnání, certifikace a tak dále. Nezapomeňte zadat tyto podrobnosti do záznamů příjemců s těmito názvy polí a poté přidejte odpovídající pole do zprávy tam, kde je chcete mít.
Podpořte naši práci ❤️
Pokud se vám tento článek líbil, zvažte zaslání spropitného, abychom mohli i nadále vydávat kvalitní obsah.
